Excelはバージョンごとに新しい機能が追加されどんどん便利に進化しています。 「最新のExcelを使ってるから便利な関数も使えるし、表の見た目も綺麗にしかも簡単にできる！」と、意気揚々とExcelの進化に喜ばれている方も多いかと思います。 でもちょっと待ってください。 そのExcelファイル、誰かと共有するときに、相手のパソコンで正しく開きますか？ 「開けない」「開けたけどおかしい」なんて聞いたことありませんか？ 今回は、そんなことが起きないようにするための「互換性チェック」についてご紹介します。

「第十七回　知らないうちにマナー違反？！Excel互換性チェックのススメ」の続きを読む

Excelでは、元になるデータから、「集計」をして欲しい情報を得るという操作をよく行います。 ここで重要になるのが集計の方法です。 Excelでは様々な集計の方法があり、様々な方法で「正しい数値」を求めることはできます。 しかし、業務においては「正しい数値を効率よく求める」ことが重要です。 今回は、「ピボットテーブル」を使った集計方法をご紹介します。知っておくと 業務効率を激しくアップできること間違いなしです。 ピボットテーブルを使った集計をするには 下図は、店舗の電話でのお問合せの件数を表にまとめたものです。 例えば上司などから「曜日ごとの各店舗の問い合わせ数を合計してほしい」と言われた場合、ピボットテーブルを使えば２０秒もあれば解答を導き出すことができます。

「第十六回　「ピボットテーブル」に聞き覚えがないあなた。大変です。」の続きを読む

Excelで「最小値」を求めると言えば「MIN関数」です。 しかし、対象となるデータには０（ゼロ）が含まれているが、０（ゼロ）を除外したなかでの「最小値」を求めたいというケースは仕事をしていると発生します。 実は、「MIN関数」はこのケースには対処できません。（下図参照） 今回は、そんな時のスマートな対処方法として「SMALL」と「COUNTIF」の２つの関数を組み合わせて使用する合わせ技をご紹介します。知っておくと、少しの条件変更で、激しく業務効率を落とすことなく作業ができます。

「第十四回　Excelでゼロを含めずに最小値を求めるワザ」の続きを読む

Excelのセルの書式設定は便利な機能です。知っておくだけで、「いつも同じことだけど入力している」ようなムダな操作を省くことができます。 また、データとして保持する形式はそのままにしておき、見た目だけは認識しやすいような体裁にすることで、「見た目」と「作業効率」を両立することもできます。 ここでは、簡単な操作で設定できる「セルの書式設定」の効果的な使い方のヒントをいくつかご紹介しておきます。 日付を「平成●●年・・・」のような和暦として表示させるには 金額の末尾に「.―」を自動的に表示されるようにするには 数値のみ７桁の郵便番号を、先頭に「〒」を付け、３桁と４桁にハイフンで区切るには 日付を曜日に自動的に変換して表示するには 金額などの数値データを千円単位で表示するには

「第十二回　知っとくと便利！Excelの書式設定の使い方5つのヒント」の続きを読む

事務系のスタッフがよく使用する関数の１つに”データの数を数える”COUNT系の関数があります。 COUNT系と書きましたが、数える対象によって「COUNT」「COUNTA（カウントエー）」 「COUNTBLANK（カウントブランク）」などのいくつかの種類があります。 こうしたCOUNT系関数のことを知ったうえでデータを作ってくれていれば処理も非常に楽なのですが、 一緒に仕事をする人がすべてExcelのことをちゃんと知っているというわけではありません。 時には、ちょっと面倒な状態で表を渡されることもあるかもしれません。 そんな時に慌てず、騒がず対処ができるように、状況に応じたCOUNT系関数の使い分け方をまとめておきました。

「第十回　愛の無いExcel表にも負けない！COUNT系関数使い分け方まとめ」の続きを読む

Excelには後から簡単に追加できる「アドイン」という機能がいくつか用意されています。 今回はそんなExcelの「アドイン」の中から“ソルバー”という機能をご紹介します。 “ソルバー”は、“最適化分析ツール”とも呼ばれ、仕事の様々なシーンで欠かすことのできない「計画」や「予算」策定の際にとても役に立つ機能です。（詳しくはマイクロソフト社のサイトを参照）

「第九回　１分で完了! 便利なExcelアドイン「ソルバー」を追加しよう!」の続きを読む

今回は本当に小ネタです。しかし、意外とご存じない方はご存じないネタです。 Excelのデータを見るときに、わざわざ計算する程でもないけれど「合計」や「平均」が気になる。ということはありませんか？ 実は、それ簡単に表示させることができるんです。 わざわざ計算式を入力していた！というあなた、これからは是非、以下の方法を活用してください。

「Excel小ﾈﾀ3 Excelで、計算せずに「合計」や「平均」を素早く知る方法」の続きを読む

データの入力ミスが発生した時、「間違えるやつが悪いんだ！気をつけろ！」と片づけてしまっていませんか？ それでは、マネジメントしては失格です。。。残念ながら人間は必ずミスを犯します。 しかし、Excelの機能を活用してあらかじめ“間違いが起こりにくいシート”を作成しておけば、多くの入力ミスは防げます。 今回は「入力ミスが起きにくいシート」を作成するための、Excel活用のポイントをまとめてみました。 考え方の大きなポイントは以下の２つです。 ポイント １．できるだけ入力（タイピング）箇所を減らそう ２．必要のない箇所は触れないようにしておこう

「第七回 入力ミスよさらば！入力ミスを防ぐExcelシート作成のポイントまとめ」の続きを読む

Excelでデータの平均値を求めるには「AVERAGE」関数を使えばよいということは、Excelを使ったことがある人なら誰でもが知っているといっても過言ではないほど有名な事実です。 ただし、平均値＝AVERAGE関数だけと思い込んでいると、計算式としては正しくても、仕事としては役に立たなかったり、判断を誤りかねないリスクもあるということを知っておく必要があります。 今回は、AVERAGE以外の実務に使える“平均値”の求め方のお話です。

「第六回　AVERAGE関数だけでは“平均値”の落とし穴にはまるかも！？」の続きを読む

第三回に続いて、Excel関数の大御所「IF関数」の登場です。 今回は「異なる条件ごとに応じた結果を素早く表示させる」という、これぞIF関数の典型的な使い方という部分に触れておきたいと思います。 例えば、下記のように、ある商品の単価を注文数に応じて割引して請求する場合にIF関数を使えば一瞬で正確にできることが、一つ一つ手入力すると膨大な時間を要します。 まさに、業務効率格差21倍！？まずは、検証結果の映像をご覧ください。 ⇒注文数量に応じて、単価に以下のとおり割引を適応してください。 定価＠５０円 ・３９９個以下の注文の場合…定価＠５０円 ・４００個以上注文した場合…　　５％割引 ・６００個以上注文した場合…　１０％割引 ・８００個以上注文した場合…　１５％割引 ・１０００個以上注文した場合…２０％割引

「第五回　なんと業務効率格差21倍！！「IF関数」のネスト」の続きを読む