Excelでは、元になるデータから、「集計」をして欲しい情報を得るという操作をよく行います。 ここで重要になるのが集計の方法です。 Excelでは様々な集計の方法があり、様々な方法で「正しい数値」を求めることはできます。 しかし、業務においては「正しい数値を効率よく求める」ことが重要です。 今回は、「ピボットテーブル」を使った集計方法をご紹介します。知っておくと 業務効率を激しくアップできること間違いなしです。 ピボットテーブルを使った集計をするには 下図は、店舗の電話でのお問合せの件数を表にまとめたものです。 例えば上司などから「曜日ごとの各店舗の問い合わせ数を合計してほしい」と言われた場合、ピボットテーブルを使えば２０秒もあれば解答を導き出すことができます。

「第十六回　「ピボットテーブル」に聞き覚えがないあなた。大変です。」の続きを読む

Excelで「最小値」を求めると言えば「MIN関数」です。 しかし、対象となるデータには０（ゼロ）が含まれているが、０（ゼロ）を除外したなかでの「最小値」を求めたいというケースは仕事をしていると発生します。 実は、「MIN関数」はこのケースには対処できません。（下図参照） 今回は、そんな時のスマートな対処方法として「SMALL」と「COUNTIF」の２つの関数を組み合わせて使用する合わせ技をご紹介します。知っておくと、少しの条件変更で、激しく業務効率を落とすことなく作業ができます。

「第十四回　Excelでゼロを含めずに最小値を求めるワザ」の続きを読む

Excelのセルの書式設定は便利な機能です。知っておくだけで、「いつも同じことだけど入力している」ようなムダな操作を省くことができます。 また、データとして保持する形式はそのままにしておき、見た目だけは認識しやすいような体裁にすることで、「見た目」と「作業効率」を両立することもできます。 ここでは、簡単な操作で設定できる「セルの書式設定」の効果的な使い方のヒントをいくつかご紹介しておきます。 日付を「平成●●年・・・」のような和暦として表示させるには 金額の末尾に「.―」を自動的に表示されるようにするには 数値のみ７桁の郵便番号を、先頭に「〒」を付け、３桁と４桁にハイフンで区切るには 日付を曜日に自動的に変換して表示するには 金額などの数値データを千円単位で表示するには

「第十二回　知っとくと便利！Excelの書式設定の使い方5つのヒント」の続きを読む

事務系のスタッフがよく使用する関数の１つに”データの数を数える”COUNT系の関数があります。 COUNT系と書きましたが、数える対象によって「COUNT」「COUNTA（カウントエー）」 「COUNTBLANK（カウントブランク）」などのいくつかの種類があります。 こうしたCOUNT系関数のことを知ったうえでデータを作ってくれていれば処理も非常に楽なのですが、 一緒に仕事をする人がすべてExcelのことをちゃんと知っているというわけではありません。 時には、ちょっと面倒な状態で表を渡されることもあるかもしれません。 そんな時に慌てず、騒がず対処ができるように、状況に応じたCOUNT系関数の使い分け方をまとめておきました。

「第十回　愛の無いExcel表にも負けない！COUNT系関数使い分け方まとめ」の続きを読む

Excelには後から簡単に追加できる「アドイン」という機能がいくつか用意されています。 今回はそんなExcelの「アドイン」の中から“ソルバー”という機能をご紹介します。 “ソルバー”は、“最適化分析ツール”とも呼ばれ、仕事の様々なシーンで欠かすことのできない「計画」や「予算」策定の際にとても役に立つ機能です。（詳しくはマイクロソフト社のサイトを参照）

「第九回　１分で完了! 便利なExcelアドイン「ソルバー」を追加しよう!」の続きを読む

今回は本当に小ネタです。しかし、意外とご存じない方はご存じないネタです。 Excelのデータを見るときに、わざわざ計算する程でもないけれど「合計」や「平均」が気になる。ということはありませんか？ 実は、それ簡単に表示させることができるんです。 わざわざ計算式を入力していた！というあなた、これからは是非、以下の方法を活用してください。

「Excel小ﾈﾀ3 Excelで、計算せずに「合計」や「平均」を素早く知る方法」の続きを読む

データの入力ミスが発生した時、「間違えるやつが悪いんだ！気をつけろ！」と片づけてしまっていませんか？ それでは、マネジメントしては失格です。。。残念ながら人間は必ずミスを犯します。 しかし、Excelの機能を活用してあらかじめ“間違いが起こりにくいシート”を作成しておけば、多くの入力ミスは防げます。 今回は「入力ミスが起きにくいシート」を作成するための、Excel活用のポイントをまとめてみました。 考え方の大きなポイントは以下の２つです。 ポイント １．できるだけ入力（タイピング）箇所を減らそう ２．必要のない箇所は触れないようにしておこう

「第七回 入力ミスよさらば！入力ミスを防ぐExcelシート作成のポイントまとめ」の続きを読む

普段、あまりにも何気なく使っているため、意外とちゃんとは使えないExcelの「表示形式」のお話です。 入力した数値を「通貨スタイルで表示」したり、「パーセントで表示」する程度のことであれば、日常的に使っているので問題ないのですが、ちょっと変わった形式で表示する際に表示形式の「ユーザー定義」を使いこなせるかどうかが、作業効率や作業のできる・できないに影響します。 例えば、以下の例のようなケースに迷わず対処できますか？

「第四回 数値に単位が混じっても計算できる!?Excelの表示形式を知っておこう!」の続きを読む

今回も小ネタですが、ひょっとしたら作業時間の大幅な短縮につながるかもしれません。 その秘訣は、このページの下部に動画を載せていますので、是非ご覧ください。 （※本当に、と～っても短い動画ですので、注意してみて下さいね） Excelで作成した表やグラフの配色が今一つ気に入らない、企業やブランドのイメージに合わない等の理由で配色を変更したいというような場合、1つずつ要素を選んで変更していては結構手間もかかります。 そんな時はこの方法を使いましょう。まさに、一瞬でパッと配色を変更することができます。 ※この機能はExcel2007以降でのみ利用可能です。

「Excel小ﾈﾀ2 驚きの10秒動画！瞬時にエクセルシートの配色を変更する技！」の続きを読む

あらかじめ数式を入力おいた便利な請求書や納品書も、きちんと処理していないとデータが入力されていない箇所にエラー値が表示され、そのまま印刷されてしまいます。そんなことにならないために「IF関数」を使った空白処理をおこないましょう！

「第三回　「IF関数」の空白処理を知らないとExcelの便利さ半減！？」の続きを読む