第三十八回 失敗しないExcelエコ印刷で目指せコスト半減!

コスト削減――それは、経営者の頭を悩ませる問題の一つ。
書類作成が多い会社では、印刷にかかるコストが大きな割合を占めます。

あなたの会社にも、こんな無駄コストをかけている社員はいませんか?

・Excelの印刷設定がうまくできずに、何枚もミスプリしている
・何のためらいもなく無駄にカラフルな印刷をしている

無駄コスト

しかし、ちょっとしたひと手間で印刷コストを半減することも可能なのです。
本日は、エコでコストカットもできる一粒で二度おいしいExcel印刷のワザをお届けします。
会社全体で印刷への意識を変えると、大きなコスト削減につながりますよ!



コスト半減!驚きの印刷コストシミュレーション

印刷コストを抑える方法は、主にこの2点です。

・印刷枚数を減らして紙代を削減する
・カラー印刷を減らしてインク代を削減する


では、実際にこの2点を実践してどれくらいのコスト削減が可能なのか、シミュレーションしてみました。

前提条件

●印刷枚数を1枚減らす→年間24万円のコスト削減!
 1日に印刷する枚数を社員1人あたり1枚減らすと、1日100枚→年間24,000枚削減。
 モノクロ12,000枚:カラー12,000枚の割合で印刷したとすると、
 4円×12,000枚+16円×12,000枚=年間24万円のコスト削減

●カラー印刷の割合を減らす→年間36万円のコスト削減!
 モノクロ:カラーの割合を3:1にすると、年間印刷枚数はモノクロ9万枚:カラー3万枚
 年間印刷コストは 4円×9万枚+16円×3万枚=84万円
 120万円-84万円=年間36万円のコスト削減


上記を両方実行すれば、24万円+36万円=年間60万円のコスト削減につながるのです!
元々の年間コストが120万円ですから、ちょうど半額になる計算ですね。

先ほども言いましたが、「ちょっとしたひと手間」でコスト半額です。
早速その方法をご紹介しますので、会社全体で共有して実行してみてください。



印刷設定で紙代を削減!

印刷ミスを減らす」これが紙代を削減する最大の方法です。

印刷ミスを減らすために絶対必要なのは、印刷前に印刷プレビューを確認するということです。
この確認を忘れると、表が1ページに収まっておらずミスプリ大量発生、なんて事態におちいることも。

印刷プレビュー

印刷ミスは、印刷プレビューを確認後、適宜下記の調整をすることで防ぐことができます。
改ページプレビューで調整
・ページ設定で1ページにおさまるように調整

上記2つの調整方法については過去の記事でご紹介していますので、そちらをご参照ください。
第二十回 もう印刷に失敗しない!改ページプレビューで地球にやさしく
第二十六回 簡単!Excelで失敗せずに印刷するための4ステップ



白黒印刷でインク代を削減!

普段印刷するときに、インク代まで意識している方は少ないかもしれませんが、モノクロとカラーでは
インク代がかなり違います。

「前提条件」のインク代(モノクロ:3円/枚、カラー:15円/枚)は標準的なもので、その差5倍!
「これ、別にカラーじゃなくてもよくない…?」と少し意識するだけで、大きなコストダウン
見込めるのです。

コスト削減


●白黒印刷の設定方法
設定自体は非常に簡単です。

①印刷画面の「ページ設定」をクリック
②「シート」タブの「白黒印刷」にチェック
③「OK」をクリック



設定後に印刷プレビューを確認すると、画面が白黒になっています。
グラフに適宜色分けやパターン分けをしてくれるので、「カラーじゃないとわからない」ということも
ありませんよ。


プレビュー白黒


このように、Excelの印刷設定を知っているかどうかで、印刷コストは劇的に変わります。
ぜひ社内に「経済的なエコ印刷」を浸透させてくださいね。




今回のExcelスキルの習熟度をチェックするためのシートをダウンロードしていただけます! (※感想など頂けると嬉しいです!)

今回のExcelスキル:印刷コスト



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