第十二回 知っとくと便利!Excelの書式設定の使い方5つのヒント

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Excelのセルの書式設定は便利な機能です。知っておくだけで、
「いつも同じことだけど入力している」ようなムダな操作を省くことができます。

また、データとして保持する形式はそのままにしておき、見た目だけは認識しやすいような
体裁にすることで、「見た目」と「作業効率」を両立することもできます。

ここでは、簡単な操作で設定できる「セルの書式設定」の効果的な使い方のヒントを
いくつかご紹介しておきます。

  1. 日付を「平成●●年・・・」のような和暦として表示させるには
  2. 金額の末尾に「.―」を自動的に表示されるようにするには
  3. 数値のみ7桁の郵便番号を、先頭に「〒」を付け、3桁と4桁にハイフンで区切るには
  4. 日付を曜日に自動的に変換して表示するには
  5. 金額などの数値データを千円単位で表示するには

【共通の操作】「セルの書式設定」ダイアログボックスを表示させる方法
対象のセルを選択した状態で右クリック
→「セルの書式設定」をクリック
「セルの書式設定」ダイアログボックスが
表示される

1)日付を「平成●●年・・・」のような和暦として表示させるには

セルに入力された日付データを和暦で表示させるには「セルの書式設定」ダイアログボックスで、
カレンダーの種類を「和暦」に変更するだけです。

和暦に変更したいセルを選択した状態で、冒頭の【共通の操作】を参考に「セルの書式設定」ダイアログボックスを表示させる。

①≪表示形式≫タブをクリック

②≪分類≫の「日付」を選択

③≪カレンダーの種類≫を
「和暦」に変更

④≪種類≫を好みの形式に設定

⑤「OK」をクリック

2)金額の末尾に「.―」を自動的に表示されるようにするには

請求書や領収書などの記載金額の右端に「.(ピリオド)」と「―(ダッシュ)」や「-(ハイフン)」を
表示させたい場合には、「セルの表示形式」の「ユーザー定義」を使って設定します。


①≪表示形式≫タブをクリック

②≪分類≫の「ユーザー定義」を
選択

③種類の入力ボックスに「#,###”.-”」を入力

④「OK」をクリック

3)7桁の郵便番号を先頭に「〒」を付け3桁と4桁にハイフンで区切るには

処理の都合上などで、単なる7桁の数値のみで入力された「郵便番号」のデータを、
ひと目で郵便番号と認識できるように、先頭に「〒」を追加して先頭の3桁の後ろに
ハイフンを追加するのも「セルの表示形式」の「ユーザー定義」を使えば、簡単に設定できます。


①≪表示形式≫タブをクリック

②≪分類≫の「ユーザー定義」を
選択

③種類の入力ボックスに「”〒”000-0000」を入力

④「OK」をクリック



※「〒」を付けずに、ハイフンを
追加するだけであれば、
「その他」→「郵便番号」でも
可能です。

4)日付を曜日に自動的に変換して表示するには

「セルの表示形式」の「ユーザー定義」を使うと、入力した日付のデータを曜日として表示させることも
簡単にできます。月を変更したら自動的に日付が変わるカレンダーを作成する際に便利な機能です。

詳しくは、「第十一回 Excelの曜日と末日の処理で“気の利いたカレンダー” を作るポイント」を
参照してください


①≪表示形式≫タブをクリック

②≪分類≫の「ユーザー定義」を
選択

③種類の入力ボックスに「aaaa」を入力
※入力する内容は、表示させたい
形式によって異なります。(下表参照)

④「OK」をクリック
セルに入力されている内容
「ユーザー定義」の入力内容
セルに表示される内容
2012/07/18
aaaa
水曜日
2012/07/18
aaa
2012/07/18
dddd
Wednesday
2012/07/18
ddd
Wed


【便利なテンプレートダウンロードサイト】
下記のリンクから、このような機能を活用して
仕事のプロジェクト管理等に使用できる
便利なExcelシートがダウンロードできます。

◇みんなのExcelテンプレート

http://all-excel.net/c_kouteikanri.html

5)金額などの数値データを千円単位で表示するには

経理用データなどでよく用いられる「千円単位」で数値を表示させる場合にも、
「セルの表示形式」の「ユーザー定義」を使うと入力されている数値はそのままで、
表示のみ「千円単位」に簡単に変更することができます。

この方法を使えば、わざわざ入力しなおす手間が省け、
元のデータを変更しないで済むので便利ですね。


①≪表示形式≫タブをクリック

②≪分類≫の「ユーザー定義」を
選択

③種類の入力ボックスに「#,##0,」を入力

④「OK」をクリック


この記事に関しては、より詳しい内容が下記のサイトにも掲載されています。


インストラクターのネタ帳  http://www.relief.jp/itnote/archives/000167.php
今回のExcelスキルの習熟度をチェックするためのシートをダウンロードしていただけます!
(※感想など頂けると嬉しいです!)

※素材の使用方法等につきましては同封の解説をご参照ください。

今回のExcelスキル:書式設定の使い方復習シート





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