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Excelで簡単データ分析をするなら条件付き書式！初級編

マス夫 — Thu, 29 Aug 2019 02:30:17 +0000

条件付き書式とは、条件に合わせて自動で書式を設定する機能です。
この機能を使うと、「普通の表」が、データ分析まで自動でしてくれる「デキる表」にレベルアップします。

例えば、下図の営業成績の一覧表。普通の表だと、ただ売上数字が並んでいるだけですが、条件付き書式を組み合わせることで、「300万円を超える営業成績」が一目でわかるようになります。
書式を変えることで、特定のデータを自動で「見える化」してくれるのが、この機能最大の特長です。

しかも条件付き書式は、設定が超簡単！
「条件に合わせた設定」は関数を使って行なうこともできますが、関数は難しくて苦手…という方は、まず条件付き書式を覚えておくと、非常に便利ですよ。

条件付き書式は、基本から応用まで、できることが幅広いので、今回は基本の「初級編」をお届けします。

INDEX

条件付き書式の2大メリット
条件付き書式の設定方法と解除方法
仕事で使える！条件付き書式その他の活用例

条件付き書式の2大メリット

条件付き書式とは、条件を満たしたときに書式が変わるよう設定する機能で、この機能には大きく2つのメリットがあります。

１．データを見える化する
２．書式を自動で設定する

１．データを見える化する
書式を変えることで、特定のデータが一目でわかる＝「見える化」できます。
データを「見える化」することで、特定の項目を強調することができるので、簡単なデータ分析としても使うことができます。

２．書式を自動で設定する
条件付き書式の便利な点は、書式を「自動」で設定できるところです。
データを変更したときも、手作業と違い、いちいち内容を確認して書式を変える手間を省くことができます。
時間の短縮とミスのない正確性、一石二鳥の超便利な機能です。

そして条件付き書式は、Excel初心者の方でも手軽に使える「簡単な設定方法」も1つのメリットと言えます。早速その設定方法を確認しましょう。

条件付き書式の設定方法と解除方法

条件付き書式で設定できる条件（ルール）は、右図のように様々な種類がありますが、設定の基本的な流れは、どれも同じでたったの3ステップです。

・Step1.書式を設定したい場所を選択
・Step2.条件を設定
・Step3.書式を設定

まずは、一番よく使う基本の条件である「セルの強調表示ルール」の設定方法を確認しましょう。

●例：売上が300万円より大きいセルに色をつける

Step1：書式を設定したい場所を選択
①書式を設定したい場所を選択

Step2：条件を設定
①≪ホーム≫タブの「条件付き書式」をクリック
②「セルの強調表示ルール」をポイントし、設定する条件をクリック
③条件の数値を入力

Step3：書式を設定
①「書式」から設定する書式を選択
　※「ユーザー設定の書式」を選択すると、詳細な書式を設定できます。
②「OK」をクリック

「セルの強調表示ルール」の「文字列」を使えば、下図のように数字だけでなく、特定の文字を条件に設定することもできます。

●例：日曜日のセルに色をつける

応用編①：より細かく条件を設定する

「300万円より大きい（＞300）」ではなく「300万円以上（≧300）」にしたいなど、条件一覧にない設定をしたい場合は、「その他のルール」から設定することもできます。

【条件早わかりガイド】

「300より大きい」は「300」を含む？含まない？など、条件に合う値を正しく指定しないと、思った通りの条件付き書式を設定することができません。

下記の早わかりガイドを参考にしてくださいね。

応用編②：複数の条件を設定する

条件を設定した同一の範囲に、別の条件付き書式を設定することもできます。

条件の編集と削除

条件の編集や削除は、下記の手順で「ルールの管理」から行なえます。

①条件を設定した範囲を選択
②「ルールの管理」をクリック
　※選択した範囲に設定されたルールが表示されます。
③編集・削除したい条件を選択
④「ルールの編集」または「ルールの削除」をクリック

【ルール削除のもう１つの方法】

ルールの削除は、「ルールのクリア」から行なうこともできます。

仕事で使える！条件付き書式その他の活用例

最後に、仕事でもよく使う条件付き書式の便利な活用例を、もう2例ご紹介しましょう。

【活用例①】
できること：売上が平均より下の支店を抽出する
使う条件　：「上位下位ルール」の「平均より下」

「上位/下位ルール」の「平均より上（下）」は、売上や点数などの「平均値」より上か下かを自動で判断し、強調します。簡単なデータ分析ができる便利な条件です。

【活用例②】
できること：データの重複をチェックする
使う条件　：「セルの強調表示ルール」の「重複する値」

「強調表示」の「重複する値」は、範囲内に同じ値が 2つ以上あるときに、そのデータを強調します。
重複データをチェックしたいときに使うと便利です。

いかがでしたか？
Excelの条件付き書式をマスターすれば、いつもの表が「データ分析もできる見やすい表」にレベルアップ！

気が利く表が作成できる、とあなたの評価もレベルアップすること間違いありません。
ぜひ、活用してみてくださいね。

条件付き書式の簡単な解説動画

今回のExcelスキルの習熟度をチェックするためのシートをダウンロードしていただけます！（※感想など頂けると嬉しいです！）

今回のExcelスキル：条件付き書式

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数式が苦手でも簡単逆算！ Excelゴールシークは知らなきゃ損

マス夫 — Tue, 02 Apr 2019 02:30:36 +0000

数式は苦手だから、極力考えたくない！！！

そんなあなたにオススメなのが、Excelのゴールシークという機能です。
ゴールシークは、何かを「逆算」したいときに大活躍します。
例えば、営業目標を作るときによくある、粗利から販売数を「逆算」するケース。

1つでも当てはまったあなたは、「逆算＝ゴールシーク」の法則を知らなきゃ損です！

1分でわかる「ゴールシークって何？」

ゴールシークとは、表に元々入っている数式を利用して、計算結果から必要な値を逆算してくれる機能です。

先ほどの例で言うと、セル【C3】に入っている「粗利＝（単価-原価）×販売数」という数式を使って、計算結果、つまり「粗利」が30万円になるための「販売数」を逆算してくれるのです。

Excelが自動計算してくれるので、「速い＆正確」の一石二鳥。
何より「自分でいちいち逆算用の数式を考える面倒」から解放されます。

ちなみに、ゴールシークがどのような仕組みで逆算しているかというと、かなりの力技。
なんと、「目標値」と一致する計算結果（30万円）になるまで、「総当たり式」に計算しているんですよ。

それでは、ゴールシークの便利さがわかったところで、さっそく使い方を確認していきましょう。

実は超簡単！ゴールシークの使い方

ゴールシークは、逆算したい表さえあれば、たった３ステップで超簡単に使うことができます。

●用意するもの：数式入りの表

●操作方法：簡単3ステップ
① 「データ」タブを選択
②「What-If分析」→「ゴールシーク」を選択
③ ダイアログボックスに各値を入力→「OK」

これで、目標の計算結果に対する「販売数」を一瞬で逆算することができました。
逆算を反映したい場合は、最後に「OK」をクリックしておきましょう。

ゴールシークは複雑な計算でこそ、真価を発揮する！

今は説明のために、わかりやすい例を使ったので、「あのくらいなら自分で何とか数式を考えられる」という方もいらっしゃるでしょう。
しかし「ゴールシークよ、ありがとう！」と感謝したくなるのは、もっと計算が複雑になったとき。

例えば、ローン計算で月々の返済額を出すとき、Excelでは「PMT関数」という関数をよく使いますが、こうした複雑な関数を使って逆算したい場合などに、ゴールシークは大活躍するのです。

●月々の返済額を「5万円」にしたら？「借入金」を逆算！

実践編　損益分岐点も、ゴールシークなら簡単！

ゴールシークを使えば、会計でよく求められる「損益分岐点」の計算も楽勝です。
ビジネス現場でよく使う実践編として、最後に確認してみましょう。

※補足
損益分岐点とは、「稼いだお金 – 使ったお金 = ゼロになる点」　のことです。

今回は損益分岐点を使って、赤字にならないために、商品を「最低いくつ販売すればよいか」を求めます。

●赤字にならない「販売数」を逆算！

ポイントは、「目標値の数値」です！今回は「損益分岐点」ですので、「稼いだお金 – 使ったお金 = ゼロになる」、つまり 「純利益」の目標値は「0」となりますね。

いかがでしたか？
今回ご紹介したゴールシークを使えば、簡単&一瞬で逆算ができます！
応用範囲が広いので、さまざま場面でお役立てくださいね♪

ゴールシークの簡単な解説動画

おまけ：逆算したい項目が複数ある場合はソルバーを活用しましょう。

詳しくは、下記の記事をご覧ください。

Excelには後から簡単に追加できる「アドイン」という機能がいくつか用意されています。
今回はそんなExcelの「アドイン」の中から“ソルバー”という機能をご紹介します。

今回のExcelスキルの習熟度をチェックするためのシートをダウンロードしていただけます！（※感想など頂けると嬉しいです！）

今回のExcelスキル：ゴールシーク

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簡単にできる！「伝わる円グラフ」を作る極意３選!

マス夫 — Thu, 22 Nov 2018 07:30:04 +0000

来週は、本部への結果報告会議がある。
プレゼンでは全支店のなかで、大阪の売上が占める割合の高さをしっかりと強調して伝えたい！

このように、数値や量よりも「割合」を強調したい時には、円グラフの出番です。
エクセルの円グラフは、比率や割合を、パッと見てわかりやすく視覚的に伝えたい時に非常に有効なグラフです。

今回は、そんな円グラフを、より伝わりやすくアレンジする３つの極意をご紹介します。
簡単＆効果抜群！これで、あなたの円グラフは「伝わる円グラフ」にアップグレードできますよ！

伝わる円グラフを作るための３つの極意

極意１：「ctrl」キーで失敗しない範囲選択！
極意２：一目でわかる％表示！
極意３：強調したい部分は切り出す！

極意１：「ctrl」キーで失敗しない範囲選択！

円グラフを作ったのに、表示したい項目が表示されない…
そんな困った場面に遭遇したことはありませんか？

上記は、円グラフのよくある失敗例です。失敗した理由はデータの選択を間違えたから。
円グラフを作る際は、表示したいデータ同士が離れていることがあるので注意しましょう。
データが離れている場合は、「Ctrl」を押しながら目的のデータを選択すれば失敗しません！

手順は、5ステップです！

① データ部分を選択
➁ Ctrlキーを押しながら、離れたデータを選択
➂ ≪挿入≫タブをクリック
④ 挿入したいグラフの種類を選択
➄ 候補から、円グラフの種類を選択

以上で、思い通りの範囲を選択して円グラフを作成できるようになります！

極意2：一目でわかる％表示！

全体の売上の中で各項目の割合を強調したい…
こんなときに使いたいテクニックが「パーセンテージ表示」です。

全体の中での割合が一目でわかるように、金額ではなくパーセンテージ表示に変更しましょう。

手順は、4ステップです！

① 円グラフの円部分を右クリック
➁ データラベルの書式設定をクリック
※データラベルを追加しておく必要があります。

➂ ラベルオプションの［値］の［パーセンテージ］にチェックをつける
④ ラベルオプションの［値］のチェックを外す

以上で、全体の中での売上割合を強調でき、アピールポイントが分かりやすくなります！

ドーナツグラフ

「パーセンテージ表示」ができるようになったら、その発展「ドーナツグラフ」もマスターしましょう！合計と％が一目で伝わるのがドーナツグラフです！
作成方法は、円グラフとほぼ同じ。円グラフの候補から、ドーナツを選択します。

さらに見やすくするために、以下２点も行いましょう。

1.ドーナツの穴の大きさの変更
①円グラフの円部分を選択
※データラベルを追加しておく必要があります。
➁「データ系列の書式設定」を選択
➂ドーナツの穴の大きさの数値を変更

2.合計値とタイトルを追加
①テキストボックスを作成する
②タイトルと合計値を記入

極意３：強調したい部分は切り出す！

最後は、より強調部分が分かりやすい円グラフにしたい…
こんなときに使いたいテクニックが「円グラフの切り出し」です。

切り出して強調部分をより目立たせましょう。

手順は、4ステップです！

①強調する部分を選択
➁もう一度クリックして、強調部分のみ選択
➂右クリックして「データ要素の書式設定」を選択
④「要素の切り出し」で数値を指定

おまけ：より見やすいレイアウトに！

より見やすい円グラフのために、文字や円グラフの色合いを整えましょう。

変更の仕方は、他のグラフと同じです。詳しくは、下記の記事をご覧ください。

【第三十回会議資料はグラフが命！人と差がつくグラフを作る3つの極意】

資料の中でもグラフは、パッと目に飛び込んでくるので、資料全体の印象を大きく左右します。
つまり、グラフの完成度が会議資料の良し悪しを左右すると言っても過言ではないのです！
今からご紹介する3つのテクニックを活用すれば、グラフで大きな差がつく会議資料を作ることができますよ！

いかがでしたか？
今日ご紹介した3つのテクニックを使えば、パッと見てわかりやすい「無敵の円グラフ」で、プレゼンテーションに臨むことができるはずです！

プレゼン以外にも会議資料などのさまざま場面でガンガン使えるワザなので、Excelグラフ作成の際はぜひお役立てくださいね！

円グラフの簡単な解説動画

今回のExcelスキルの習熟度をチェックするためのシートをダウンロードしていただけます！（※感想など頂けると嬉しいです！）

今回のExcelスキル：円グラフ

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並べ替えできない失敗よサヨナラ！Excel並べ替え5つの極意

マス夫 — Tue, 22 May 2018 02:30:52 +0000

Excelの並べ替え機能は、データ分析の基本としてよく使うおなじみの操作です。
しかし、実は並べ替えには「みんなが一度はやってしまう失敗」という落とし穴が潜んでいます。

今回は、そんなよくある失敗例から学べる「並べ替えの５つの極意」をご紹介します。
これで、「なぜかうまくできない並べ替えのイライラ」から解放されること間違いありません。

、表には連番を振る" />
、ダイアログボックスで設定" />
、空白行で並べ替え脱出" />
、「フリガナ」欄を作る" />

「並べ替えってどうやって操作するの？」という方、「極意を全部知りたい！」という方は、順番に記事を読み進めてくださいね↓↓

ウォーミングアップ：並べ替えはたったの３ステップ！

まずは基本の使い方。並べ替えはたったの３ステップで完了です。

①並べ替えたい項目のいずれかのセルを選択
②「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」をクリック
③「昇順」または「降順」をクリック

【例：年齢を「若い順」で並べ替える】

ちなみに、数字の小さい順や五十音順で並べたい場合は「昇順」、数字を大きい順で並べたい場合は「降順」を選択します。

並べ替えはたったこれだけ！非常に簡単なのですが、ボタンをポチッとしてもなぜか失敗してしまう落とし穴がいくつかあるのです。
では、１つずつ失敗例とそこから学べる極意を見ていきましょう。

極意①　エラーを出したくなければ、表はセル結合しない！

意気揚々と並べ替えボタンを押して、エラーが出たらやる気を失いますよね。
エラーメッセージをよく読んでみましょう。そう、原因は「セル結合」です。

表にセル結合が含まれていると、並べ替えをすることができません。

・こんなエラーが出たら、セル結合を探して解除すること
・並べ替えをする表を作成する際は、セル結合を使わないようにすること

これが、第１の極意です。

セル結合は、「セルを選択」→「セルを結合して中央揃え」をクリック、で結合／解除できますよ。

極意②　元の順番に戻すために、表には連番を振っておく！

、表には連番を振る" />

さんざん並べ替えた後に、「あれ、元の順番ってどうだったっけ…？」と戻せなくなった失敗はありませんか？
解決方法はとっても簡単！あらかじめ、表に「連番」を振っておくのです。

普段、表の番号はあまり意識しないかもしれませんが、並べ替えをするには絶対必要！

・元の順番に戻したいときは、番号を「昇順」で並べ替える
・自分で表を作る際は、表に連番を振る習慣をつける

これが第2の極意です。

極意③　見出し行まで並べ替えされた！細かい設定はダイアログボックスで

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並べ替えボタンを押したら、見出し行まで一緒に並べ替えられた…という失敗経験はありませんか？

通常は、見出しを太字にするなどして書式を変えると、自動的に見出し行は含まず並べ替えをしてくれるのですが、書式を変えても上記のようにうまく並べ替えてくれないことがあります。

これを解決してくれるのが、ダイアログボックス！「並べ替え」のダイアログボックスを使えば、「昇順」「降順」で並べ替える以外の、様々な設定も行なうことができます。

それでは、ダイアログボックスを使って「見出し行を含まずに」並べ替えをする方法をご紹介します。

①表内のセルを選択し、「データ」タブの「並べ替え」をクリック
②「先頭行をデータの見出しとして使用する」にチェックを入れる
③「最優先するキー」と「順序」を選択
④「OK」をクリック

既定の設定では、上記②のチェックは入っている状態ですが、見出し行まで並べ替えされた！という場合はダイアログボックスを開いて確かめてみましょう。

すでに皆さんお気づきかもしれませんが、実は並べ替えにはいくつか操作方法があります。
「昇順」「降順」で並べ替えるだけなら、一番よく使う「ホーム」タブから操作するのが効率的ですが、「データ」タブからダイアログボックスを出せば、さらに詳細な設定をすることができます。

並べ替えで困ったときは、ダイアログボックスを開いてみる。これも非常に便利な極意です。

極意④　並べ替えをする表は、集計行を1行空けておく！

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今度は「集計行」が並べ替えに巻き込まれるパターンです。
表の最後に「合計」を入れている場合、合計金額まで並べ替えの対象になると困りますよね。

並べ替えたい範囲だけを選択してから並べ替える…という方法もありますが、表が大きい場合などは特に、毎回範囲選択するのは非常に面倒です。

こんなときの便利ワザが、「集計行は1行空けておく」という極意です。
1行空けることで、集計行は「別の表として認識される」ので、並べ替えに巻き込まれることはありません。

ちなみに、1行空けるのは見た目がよくない…という場合は、行を非表示にしておくといいですよ。

【行を非表示にする方法】
①非表示にしたい行番号を選択し、右クリック
②一覧から「非表示」を選択

極意⑤　確実に並べ替えるために、名前とフリガナはセットで作る！

、「フリガナ」欄を作る" />

名前を五十音順で並べ替えたとき、漢字だと正しい読み方で並べ替えできない場合があります。

並べ替えできない理由はいくつかありますが、今回で言えば、入力時に「うえむら」と入力→変換していたために、「うえむら」として並べ替えられたのが原因です。

漢字の名前を基準に並べ替えをすると、このようにうまくいかないことが多く、確認や修正をするのが大変です。こんなときに覚えておきたい極意が「名前とフリガナはセットで作る」です。

かな／カナを基準にすれば、確実に五十音順で並べ替えることができます。

・名簿などの名前を使う表は、フリガナの欄も一緒に作成しておく
・名前を並べ替えるときは、フリガナの欄を基準にする

これが、最後の極意です。

ちなみに、フリガナ欄を作る場合は「PHONETIC関数」を使うと早くて便利ですよ。
入力時の文字を「ふりがな」として表示することができます。
※入力時の文字が間違っているなど、フリガナが正しく表示されない場合もあります。関数入力後は必ず結果を確認しましょう。

PHONETIC関数の簡単な解説動画

並べ替え５つの極意はいかがでしたか？

よく使う機能だからこそ、失敗しないための極意を会得しておけば、非常にオトク！
お仕事がサクサクはかどる上に、「並べ替え用の表をキッチリ作れる人」という社内評価も確実にアップしますよ。

簡単Excelマクロ入門！マクロボタンで作業を自動化：後編

マス夫 — Wed, 20 Dec 2017 02:30:46 +0000

前回のおさらい

決まりきった操作を毎回やることに飽き飽きしたら、操作を自動化できる「マクロ」を使うべし！
リボン操作だけでできる簡単マクロで、あなたの仕事効率は劇的アップ。
マクロの記録から実行までを解説した前編は、こちらをチェック！

前回も予告したとおり、今回は「マクロボタン」を作って、マクロを文字通り「ワンクリック」で実行できるようになるワザをご紹介します。

みなさん、マクロはもっともっと簡単になりますよ！

超便利な「マクロボタン」って何？

ここで少し、前回のおさらいです。
記録したマクロを実行するには、下記の手順が必要でした。

①「表示」タブの「マクロ」の▼をクリック
②「マクロの表示」をクリック
③実行したいマクロを選択
④「実行」をクリック
　※記録したマクロが実行されます。

このマクロの実行作業をもっと簡単にしてくれるのが、クリック一つでマクロが実行できるようになるマクロボタンなのです。

「マクロボタン」というと何か難しそうですが、ボタンの形をした図形にマクロを登録するだけなので、非常に簡単に作ることができます。

このマクロボタンのメリットはズバリ２つ！

・毎回ダイアログボックスを表示する面倒から解放！
・マクロを知らない人でも簡単に操作可能！

それでは、いいことづくしのマクロボタンの作り方を早速ご紹介しましょう。

マクロの実行が瞬間完了！マクロボタンの作り方

マクロボタンの作り方は非常に簡単！「図形にマクロを登録するだけ」、たったの2ステップでできあがりです。

ステップ１．図形でボタンを作成
ステップ２．ボタンにマクロを登録

ステップ１．図形でボタンを作成

①ボタンにする図形を挿入
②図形にボタン名を入力
　※図形を選択した状態で入力すると、図形に文字が入ります。
③図形を適宜装飾
　※「図形のスタイル」を使うと簡単に装飾できます。

【ポイント】複数のボタンを作る場合は、先に図形をコピー！

複数のマクロボタンを作る場合は、マクロを登録する前に図形をコピーして先にすべてのボタンを作成しておくと効率的です。

ボタンが作成できたら、適宜配置しましょう。ボタンは、表の横に置くとデータ抽出時に隠れる可能性があるため、表の上か下に配置するのがオススメですよ。

ステップ２．ボタンにマクロを登録

あとは、図形にマクロを登録すれば、マクロボタンの完成です。
マクロの登録は右クリックから簡単に行なうことができます。

①図形の上で右クリック
②「マクロの登録」を選択
③登録したいマクロ名を選択
④「OK」をクリック

マクロを登録したボタンをポイントすると、ポインターが指の形になります。
あとは、ポチッとするだけでマクロの実行完了です。

【ポイント】マクロを登録した図形の選択方法

マクロ登録後の図形（ボタン）は、クリックするとマクロが実行されるようになります。

ボタンを移動したい場合など、マクロ登録後にボタンを「選択」したい場合は、Ctrlキーを押しながらクリックしましょう。

いかがでしたか？マクロを設定したら、一緒にマクロボタンも作成。特に社内共同で使うファイルでこれをセットにしておけば、あなただけでなく、社内全体の業務の効率が驚くほどアップするはずです。

「マクロは難しそう…」と食わず嫌いにならずに、まずは「簡単マクロ」からぜひ業務に活かしてみてくださいね。

マクロボタンの簡単な解説動画

今回のExcelスキルの習熟度をチェックするためのシートをダウンロードしていただけます！（※感想など頂けると嬉しいです！）

今回のExcelスキル：マクロ

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簡単Excelマクロ入門！マクロボタンで作業を自動化：前編

マス夫 — Tue, 12 Dec 2017 02:30:55 +0000

Excelで毎日毎日同じ作業を繰り返しているという方…
そろそろマクロを使ってみませんか？

マクロデビューしたいならこの記事！マクロのイロハが3分でわかります。

まずは「マクロの凄さ」をお伝えするために動画をご用意しましたのでご覧ください。
まばたき厳禁ですよ。

いかがでしたか？複雑なデータ抽出も、「ポチ」で瞬間完了でしたね。
「でも、マクロって難しいんでしょ？」そう思われている方も多いですが、実はマクロは大きく分けて２種類あります。

・簡単マクロ：リボン操作だけでできる、手軽なマクロ
・複雑マクロ： VBAというプログラム言語を自分で入力する、専門性の高いマクロ

先程の動画も、使ったのは「簡単マクロ」のみ！簡単ですが、威力は抜群でしたよね。
というわけで今回は「簡単マクロ入門」として、前後編の2回に渡ってお届けします。
前編の今回はリボン操作でできるマクロの基本的な使い方、次回の後編では動画のようなマクロボタンを作成する超便利ワザをご紹介しますよ。

ここが便利！決まりきった操作はマクロで自動化！

例えばデータベースの操作。
毎日、毎月、同じ項目でデータを抽出する…なんていうときに、決まりきった同じ操作を毎回繰り返すのは、あなたの貴重な労力のムダ遣いです。

こんな場面で非常に便利なのがマクロ！
マクロとは「エクセルの複数の操作を記録して、自動的に実行させる」という機能です。
どういうことか…下記の例でご説明します。

【やりたいこと：データを「男性」で絞り込んで、年齢の若い順に並べ替えたい】

いかがですか？同じ操作を毎回するなら、マクロに記録しておくだけで大幅な効率アップです。
しかも！今回ご紹介するのは「簡単マクロ」、つまりリボン操作だけでできるので、すぐに使うことができますよ。では、早速マクロの使い方をご紹介しましょう。

マクロの基本的な使い方

マクロの基本的な使い方の流れは、たったの３ステップです。
ここでは例として、「データを『男性』で絞り込み、若い順に並べ替える」マクロを作成します。

ステップ１．マクロの記録をスタート
ステップ２．記録したい内容を操作
ステップ３．記録したマクロを実行

ステップ１．マクロの記録をスタート

まずは、マクロを記録する準備から始めます。
①「表示」タブの「マクロ」の▼をクリック
②「マクロの記録」をクリック
③「マクロ名」を入力
④「OK」をクリック
　※マクロの記録がスタートします。

【ポイント】記録前に、操作手順を確認しておく

マクロはいったん記録をスタートすると、以降の操作がすべて記録されます。
間違えた操作もそのまま記録されてしまうので、記録する前にボタンの位置や操作の手順を確認しておきましょう。

※間違えたマクロは、あとで削除することができます。削除方法はコチラ

ステップ２．記録したい内容を操作

マクロの記録を開始すると、ステータスバーに記録中のマークが表示されます。
この間に記録したい内容を操作します。

①記録したい内容を操作

　1.フィルターを設定
　2.「性別」の▼をクリック
　3.「男性」のみ選択
　4.「OK」をクリック
　5.「年齢」の▼をクリック
　6.「昇順」をクリック
　7.セル【A1】を選択

※フィルターの設定について詳しくは、下記の過去記事をご参照ください。
欲しい情報を瞬間抽出！業務で必須のフィルターを使いこなす

②をクリックして、マクロの記録を終了

【ポイント】最後に先頭セルを選択して終了！

必要な操作を記録したら、最後に先頭セルなどの見やすいセルを選択してから記録を終了するようにしましょう。
これはマクロを実行すると、記録の最後に選択されたセルがアクティブセルとなるためです。
セル範囲を選択した状態で記録を終了すると、マクロ実行時にセル範囲が選択された状態になります。

ステップ３．記録したマクロを実行

マクロを記録したら、いよいよ実行してみましょう。
マクロの実行は非常に簡単！これで、決まりきった同じ操作を自動化することができますよ。

①「表示」タブの「マクロ」の▼をクリック
②「マクロの表示」をクリック
③実行したいマクロを選択
④「実行」をクリック
　※記録したマクロが実行されます。

操作を間違えたマクロなどの不要なマクロは、このダイアログボックスで「削除」をクリックすると削除できます。

【ポイント】保存のときは、ファイルの種類を「マクロ有効ブック」に

マクロを含むブックは、「マクロ有効ブック」という形式で保存する必要があります。
「名前をつけて保存」をして、ファイルの種類を「マクロ有効ブック」にして保存しましょう。

ちなみに、「マクロ有効ブック」で保存したファイルを開くと、下記のように「セキュリティの警告」バーが画面上部に表示されます。このバーの「コンテンツの有効化」をクリックすることで、ブックのマクロを有効化できますよ。

おまけ：気遣い抜群のマクロ技！マクロは「解除」とセットで作るべし！

簡単マクロの操作はたったこれだけ…ですが、最後にひとつ必ず覚えておきたい極意があります。
実は、マクロで実行した操作は、「元に戻す」ボタンでは操作を戻すことができません。

せっかくマクロで瞬間的にデータを抽出しても、元に戻すのに１つ１つ設定を解除…なんてナンセンスですよね。
しかしご安心を！こんなときのための「極意」がこちらです。

【マクロの極意】

　マクロを元に戻すには、「解除用」のマクロを用意すべし！

マクロを作るときは、「操作を解除するマクロ」もセットで作る。

この極意さえ覚えておけば、「なんて気が利いているんだ！」とあなたの仕事の評価がアップすること間違いありませんよ。

いかがでしたか？毎日の同じ操作は「マクロで実行」、これさえできるようになれば、業務の効率は驚くほどアップします。
これだけでも十分便利ですが…「マクロの実行」がもっと簡単にできるようになれば嬉しくありませんか？

というわけで次回の後編では、「マクロの実行」が文字通りワンクリックで操作できる、「マクロボタン」の作成方法をご紹介します。

マクロボタンがあれば、自分だけでなく、マクロを知らない人でも簡単にマクロが実行できるので、業務でマクロを使うなら必見のワザですよ！お楽しみに。

マクロの簡単な解説動画

後編のマクロボタン作成方法は、こちらをチェック↓↓
簡単Excelマクロ入門！マクロボタンで作業を自動化：後編

時短で毎日1時間早く帰れる?! Excel入力効率化ワザまとめ

マス夫 — Thu, 03 Aug 2017 07:31:33 +0000

Excelで資料を作るとき、データ入力にどのくらい時間を使いますか？

その時間がもし20％短くなったら、1日あたり、1ヶ月あたりで、あなたはどれくらいの時間を「節約する」ことができるでしょうか？

今回は、資料作成で一番時間を使う「入力」に焦点を当てて、「入力を劇的にスピードアップする時短ワザ」をまとめてご紹介します。

浮いた時間を、あなたは何に使いますか？

INDEX

１．連続データはドラッグだけですばやく入力！

曜日や日付、番号など、連続するデータは「ドラッグ」だけで自動入力することができます。
例えばExcelで売上管理表を作成するとき、「1月」「2月」「3月」…と１つ１つ手入力しなくても、ドラッグだけで一気に入力できるので、表の作成もあっという間に完成です。

これだけなら、もう知ってる！という方もいるかもしれません。しかし、こんな場合はどうでしょうか？

・5日おきの日付を入力するには？
・各支店を順番に連続入力するなど、オリジナルの連続データを作るには？

「もっと詳しく連続データを知りたい！」という方は、過去記事で詳しくご紹介していますよ。
続きは、下記をクリック↓↓

【第二十三回　連続データ入力を知らない人は「Excelを知らない人」】

連続データの入力とは、例えば1～10を入力する際に1からひとつずつ順に入力するのではなくマウスのドラッグを使えばあっという間に入力ができてしまうというものです。
表を作る際に使用すると完成までの時間が大幅に短縮できます。

２．「選ぶだけ」だから入力ミスが激減！リスト入力

入力が速くなるだけでなく、入力ミスが激減する…そんな素晴らしい機能が入力規則の「リスト」です。
入力ミスが発生しない理由はズバリ、入力しないから！リストの項目を「選択するだけ」で入力できるのです。

例えば注文書のように、相手に入力してもらうファイルにリストを設定しておけば、「入力が簡単！」と喜ばれるだけでなく、速い！親切！正確！と三拍子揃った資料を作ることができますよ。

気になるリストの設定方法は、下記をクリック！「リスト」だけでなく、その他の入力規則についてもご紹介しています。

【第一回　衝撃の検証結果！Excelの「入力規則」で作業効率の格差３倍！？】

Excelを使ってデータの入力作業を行う際には「素早さ」はもちろん「正確さ」も必要です。この素早く、正確に作業を行う際に役立つのが、今回ご紹介する「入力規則」の活用です。

３．検索して自動入力！覚えたい関数No.1のVLOOKUP関数

例えば、請求書では「品番」「商品名」「単価」などの入力項目がありますが、「品番」を入力するだけで「商品名」と「単価」も自動入力されたら…非常に助かりませんか？

それを実現してくれるのがVLOOKUP関数です。データ入力が劇的にスピードアップするので、Excelで「覚えたい」「覚えてほしい」関数としてよく挙げられます。

と、VLOOKUPは非常に便利な関数ですが、引数が多くて「難しい」というイメージもあるようです。

　VLOOKUP関数 =VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,[検索方法])

「なんのこっちゃ！」となっても大丈夫！過去記事で丁寧に解説をしています。当サイトの人気記事トップにも選ばれている、わかりやすい「VLOOKUP関数入門ガイド」はコチラ↓↓

【第三十四回誰でもわかる＆できる！VLOOKUP関数入門ガイド】

Excelの入力作業で、時間を無駄にしていませんか？
例えば、毎月作成する請求書。
「商品名は…スティック…のり、単価が…えーっと200円」といちいち手入力しているあなたは、
残念ながらExcel半人前！

４．データのパターンを瞬間察知！魔法のようなフラッシュフィル

例えば、氏名データを姓と名に分けるような作業で大活躍するのがフラッシュフィル！

下記のように、2つ目の姓を入力すると、残り全部の姓がなんと自動表示！
あとはEnterキーを押すだけで、大量のデータも一瞬で入力完了という、まるで魔法のような機能です。

魔法の種明かしは、Excelがデータの並び方にパターンを見つけ、そのパターンに沿って自動入力してくれるというもの。賢いですね。

ただ、この機能も「万能」というわけではありません。フラッシュフィルの詳しい使い方や、使用にあたっての注意点などは、過去記事で詳しく解説しています。
さらに！フラッシュフィルが一体どれだけ速いのか…一目瞭然の動画もご用意していますよ。

【第二十八回　なんと7倍速！新機能「フラッシュフィル」で仕事も省エネ！】

フラッシュフィルは、データの並び方にルールを見つけ、残りのデータを自動で入力してくれる機能です。
使い方がとても簡単なので、「関数はちょっと苦手…」という方には特にオススメですよ！

５．マウス操作のムダを省く！コピペは絶対ショートカット

マウスの無駄な動きを極力減らして、効率化を図れるのがショートカットキーです。

例えば、「同じ内容を入力するときはコピペ（コピー＆ペースト）する」というのはすでに実行されている方も多いと思いますが、普段コピペの操作をリボンや右クリックで行なっていませんか？

普段非常によく使うコピペだからこそ、ショートカットを使うようにすれば、塵も積もれば…でかなりの時短効果が期待できるのです。

【リボンでコピペすると…】

①コピーしたいセルを選択
②「ホーム」タブの「コピー」をクリック
③貼り付けたい場所を選択
④「ホーム」タブの「貼り付け」をクリック

【ショートカットを使うと！】

①コピーしたいセルを選択
②「Ctrl」＋「C」でコピー
③貼り付けたい場所を選択
④「Ctrl」＋「V」で貼り付け

最短で効率よく操作できるショートカットは、便利なだけでなく「デキる」感じがしてかっこいいですよね。

「もっと色んなショートカットを使ってみたい！」という方は、下記をクリックしてみてください。
仕事がはかどる便利なショートカットを、他にもご紹介していますよ。

【第二十九回　デキる事務職に聞いた！仕事が超はかどるショートカット5選】

処理速度UPの大きなポイントとなるのがショートカットキーです。
ショートカットをうまく使いこなして作業効率を上げないと、「いつまでも仕事が終わらなくて定時で帰れない…」なんてことになりかねないかも！？

いかがでしたか？
お仕事でExcelを使っていると、「もっと効率のよい方法があるんじゃないか」と一度は思われるのではないでしょうか。

そんなときは、一番よく使う「入力」から効率化するのがオススメですよ。

新入社員必見！知らないと怒られるExcel暗黙のルール7選

マス夫 — Tue, 09 May 2017 02:30:02 +0000

お仕事で必ずと言っていいほど使うExcelですが、最近Excelが苦手な新入社員の方が増えているようです。

普段Excelを使っている人にとっては常識でも、Excelに慣れない新人にとっては知らないことばかり…そんなすれ違いで、上司はイライラ、部下はビクビクなんてことも。

そこで今回は、Excelが苦手な新入社員の方必見！お仕事でExcelを使うにあたって、最初に覚えておきたい「暗黙のルール」をまとめてご紹介します。新人のExcel指導にお悩みの上司の方は、これを印刷してそっと部下の机に置いておくといいかもしれません。

Excel暗黙のルール7選

ルール１．大事なファイルを消さないためにまず「名前を付けて保存」！
ルール２．Excelに慣れるまでは厳禁！数式の入ったセルは絶対に触らない！
ルール３．知らないと会社の信用問題！請求書などはPDFファイルで送信！
ルール４．ミスプリして怒られる前に必ず印刷プレビューを確認！
ルール５．かえって迷惑！表では安易なセル結合をしない！
ルール６．もう「仕事が遅い」とは言わせない！連続データは効率よく入力
ルール７．並べ替えで失敗しないコツ！表には連番を振る！

ルール１．大事なファイルを消さないためにまず「名前を付けて保存」！

会社では、みんなが共同で使う「ひな形」や「フォーマット」のようなファイルがあります。
このひな形を編集してそのまま上書き保存してしまうと、そのひな形を使う全員に迷惑がかかるので、上司に怒られる原因に…

会社共同で使うひな形は、ファイルを開いた瞬間に「名前を付けて保存」、これが鉄則です。
そうすることで、ファイルの「コピー＝複製」をすることができるので、上書き保存でうっかり元のファイルを消してしまう心配はありません。

●「名前を付けて保存」をする方法

①ひな形ファイルを開く
②「ファイル」タブをクリック
③「名前を付けて保存」をクリック
④「参照」をクリック

⑤保存場所を指定して、名前を入力
⑥「保存」をクリック

ルール２．Excelに慣れるまでは厳禁！数式の入ったセルは絶対に触らない！

Excelの苦手な人がついついやってしまう失敗。それは、セルの「数式」を無自覚に消してしまうこと。
Excelを便利に使うために設定された数式を、不注意で消してしまったら…当然怒られます。

「Excelはまだよくわからない」という方は、数式入りのセルには手を出さないのが吉です。
でもそんなあなたにワナが…一見空白に見えるセルでも、実は数式が入っている場合があるのです。

ワナを見破る方法はズバリ、数式バーを見てください！！
ここに数式が入っているセルは、絶対に触らない！これが鉄則です。Excelに慣れないうちは、入力する前に必ず数式バーを見る習慣をつけておきましょう。

●数式が入っているかを見破る方法
①入力したいセルを選択
②数式バーを確認

ルール３．知らないと会社の信用問題！請求書などはPDFファイルで送信！

意外と知らないかもしれないのが、請求書や見積書をデータで送付するときのルール。
ルールを知らずに、Excelデータをそのまま取引先に送ってしまったら、上司に怒られることはもちろん、会社の信用も失ってしまうかもしれません。

請求書や見積書などを取引先にデータ送信する場合は、PDF形式にして送るのが鉄則です。
PDFファイルは、後から金額などのデータを改ざんされる心配がなく、またExcelの環境がないパソコンでも確認することができるためです。

上司に指示されなくてもPDFファイルを用意しておけば、「お、こいつはわかってるな」とあなたの株も上がることでしょう。

●ExcelファイルをPDF形式にする方法

手順は、上記の「名前を付けて保存」と
ほとんど同じです。

①「ファイル」タブ→「名前を付けて保存」
②保存場所を指定
③ファイルの種類を「PDF」に変更
④「保存」をクリック

ルール４．ミスプリして怒られる前に必ず印刷プレビューを確認！

Excel初心者のみんなが通る道、と言えるのが印刷の失敗です。
印刷範囲をうまく調整できず、何枚も無駄な印刷をしてしまったら、それは会社の経費の無駄遣い。
怒られる前に、しっかり対策しておきましょう。

失敗を防ぐコツは、印刷前にプレビューを確認する癖をつけること。
プレビューで見るべきは、「印刷枚数」です。1枚の書類を作っていたはずなのに総ページ数が２ページにわたっていたり、総ページ数が異常に多いときは、失敗している確率が高いです。

プレビューの段階で失敗に気づけば、印刷ミスも発生しないので、怒られる心配はありませんね。

●印刷範囲を確認・調整する方法

【印刷プレビューの確認】
①「ファイル」タブ→「印刷」をクリック
②プレビューの「印刷枚数」を確認する

※印刷枚数が2ページ以上になっている
　場合は、をクリックして全ページの
　プレビューを確認しましょう。

【印刷範囲の調整】
①「拡大縮小なし」をクリック
②一覧から印刷レイアウトを選択して
　印刷範囲を調整
　
※ここではすべての列を1ページに印刷」を
　選択しています。

印刷範囲が調整できました！

ルール５．かえって迷惑！表では安易なセル結合をしない！

「セル結合」自体は、書類の見た目を整えられる非常に便利な機能です。しかし、よかれと思ってセルを結合すると、思わぬ迷惑をかけてしまうことも。実は、表の中のセルを結合してしまうと、「並べ替え」などの便利な機能が使えなくなってしまうのです！

表の中でも、名簿やリストのように「並べ替え」などの機能を使ってデータ分析をするような表は、表内のセルを結合しないように気をつけましょう。

●セルの結合を解除する方法
セル結合を解除する方法は、セルを結合する手順と同じです。

①結合を解除したいセルを選択
②「ホーム」タブの「セルを結合して
　中央揃え」をクリック

ルール６．もう「仕事が遅い」とは言わせない！連続データは効率よく入力

他の人は数分で終わる入力作業に、何十分も時間がかかって「仕事が遅い」と怒られてしまう。
そんな方は、入力の効率が悪い可能性大です。
例えば、 Excelファイルを作成する際によく入力する「日付」や「曜日」…全部手入力していませんか？

「日付」や「曜日」などの連続するデータは、「フィルハンドル」という機能を使うと、ドラッグするだけで自動的に入力することができます。
こうした機能を賢く使うのが、効率よく入力するポイントです。

●フィルハンドルで連続データを入力する方法
①連続する先頭のデータを入力
②入力したセルの右下をポイント
③マウスポインターが「＋」の状態で入力したいところまでドロップ

なお、数字を連続で入力したい場合は、Ctrlキーを押しながらドラッグします。
ドラッグのみだと、数字をコピーすることができますよ。

ルール７．並べ替えで失敗しないコツ！表には連番を振る！

ルール５でもお話ししましたが、名簿やリストなどの表はよく「並べ替え」をします。
このとき、表を作る上でのルールを知らないと、「使えない表」の烙印を押されてしまいます。

そのルールが「名簿などの表には連番を振る！」連番がないと、あれこれ並べ替えたあと、元に戻すことができなくなってしまうのです。

表を作るときに連番を振っておけば、どんなに並べ替えても最後に「番号順」に並べ替えれば元に戻すことができます。
連番はもちろん、１つ１つ手入力なんて厳禁！ルール６のフィルハンドルを使って、瞬間入力しましょう。

●並べ替え＆元の順番に戻す方法

①並べ替えたい項目のセルをクリック
②「ホーム」タブの「並べ替えと
　フィルター」をクリック
③「昇順」または「降順」をクリック

並べ替えたあと元の順番に戻したい場合は、上記の方法で「番号」の項目を「昇順」（＝小さい順に並べ替え）で並べ替えましょう。これで、名簿の順番がバラバラになる心配はありません。

いかがでしたか？
今回は最初のステップとして「怒られない」ためのルールをご紹介しましたが、当サイトでは「仕事で評価される」Excelのワザをたくさんご紹介しています。「新人」から脱却して、「デキる社員」になるために、ぜひご活用ください。

欲しい情報を瞬間抽出！業務で必須のフィルターを使いこなす

マス夫 — Tue, 27 Dec 2016 07:31:35 +0000

情報はいくらたくさん持っていても、必要なものをすぐに取り出せないと意味がないですよね。

だから絶対覚えておきたいのがExcelのフィルター機能！フィルターを使えば、膨大なデータの中からたった数秒で！簡単に！欲しい情報だけを取り出せるのです！

「顧客データから、来月誕生日のお客様をピックアップしてくれる？」

こんな仕事の依頼が来ても、もう大丈夫です！
フィルターの三角ボタンが使えると、データの整理や管理が超簡単！業務効率が劇的にアップしますよ。

さらに！「フィルターは知ってる」というあなたのために、こんな裏ワザもご用意しました。

基本から、知っていると自慢できる裏ワザまで、フィルターの機能を余すところなくお伝えします。

基本編　すべてはここから!▼ボタンの表示方法
基本編　業務で絶対使う！欲しい情報を「選んで」取り出す
応用編　便利な使いこなしテク！欲しい情報を「範囲で」絞り込む
応用編　賢く効率化！抽出データはコピペで活用
裏ワザ　これであなたもデキる人！抽出データに自動で連番をつける

基本編　すべてはここから!▼ボタンの表示方法

データを絞り込むには、まずあの「三角（▼）ボタン」を出す必要があります。
最初に下記の手順で、表の見出しに▼ボタンを表示させましょう。

①表の中のセルを選択
②「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」をクリック
③「フィルター」をクリック

再度③の「フィルター」をクリックすると、▼ボタンの表示は消えます。
データを抽出している状態で「フィルター」をクリックすると、抽出も同時に解除されます。

基本編　業務で絶対使う！欲しい情報を「選んで」取り出す

▼ボタンが表示できたら、いよいよ欲しい情報を取り出してみましょう。
まずは、フィルター機能の鉄板ワザ！「データの中から特定の情報だけを取り出す方法」を確認します。

【操作手順】
①取り出したい見出しの▼をクリック
②（すべて選択）のチェックを外す
③欲しい情報にチェックを入れる
④「OK」をクリック

●複数項目での絞り込み

上記の操作を繰り返すことで、下図のように複数の項目で絞り込むこともできます。
例：「誕生月」が「1月」かつ「性別」が「女」で絞り込み
※絞り込んだ項目の▼ボタンは、下図のように表示が変わります。

●抽出の解除方法

抽出したデータの解除方法はいくつかあるので、今回は一番簡単なオススメの方法を紹介します。

①「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」をクリック
②「クリア」をクリック
　※複数の項目で絞り込んでいる場合、すべての抽出が解除されます。

ここまでできれば、フィルターの基本的な使い方はOKです。
しかし、フィルターは使い方次第でもっと便利に活用できます。次は、少しレベルアップした「使いこなしテク」をご紹介します。

応用編　便利な使いこなしテク！欲しい情報を「範囲で」絞り込む

データを抽出する際は、「これ」というピンポイントではなく、「50歳以上70歳未満」など「範囲」で絞り込みたい場合もありますよね。フィルターは、そんな「範囲での絞り込み」も簡単にできます。

【操作手順】
①絞り込みたい見出しの▼をクリック
②「○○フィルター」をポイント
　※フィルター名は見出しの内容によって異なります。
③範囲の種類を選択
④「オートフィルターオプション」ダイアログボックスで範囲を指定
⑤「OK」をクリック

応用編　賢く効率化！抽出データはコピペで活用

データを必要な項目で絞り込んでも、フィルターを解除すると抽出データも解除されてしまいます。
そんなときに便利なのがコピー＆貼り付け！

抽出データを後で見返したい場合や、別のファイルで使いたい場合は、抽出データをコピペして賢く活用しましょう。

抽出したデータは、通常のコピー＆貼り付けの操作で、抽出したデータだけをコピペすることができるので非常に簡単です。

※貼り付けの際に色々なオプションが使える「貼り付けのオプション」については、下記の過去記事をご参照ください。
第二十七回　仕事で使い倒したい！Excel貼り付けワザ５選

裏ワザ　これであなたもデキる人！抽出データに自動で連番をつける

ある裏ワザを使うと、抽出したデータに自動で連番をつけることができます。
このワザを使うと、抽出したデータが何件あるのかをパッと確認できるので、ひそかに便利。

フィルターをよく使う表をお仕事で作成するとき、連番部分にこの裏ワザを仕込んでおくと、「○○さんはなんて気が利くんだ…！」と評価が上がること間違いありません。

この裏ワザで使うのが、SUBTOTAL関数です。

●SUBTOTAL関数とは：計算の種類を指定して、様々な集計値を出すことができる関数
＝SUBTOTAL（集計方法,参照1,参照2,…）
※SUBTOTAL関数について詳しくは、公式サポートページをご参照ください。

【SUBTOTAL関数を使って連番を設定する方法】
考え方：上から該当セルまでの範囲の「データの個数を計算」する。
①連番を入れたいセルに、SUBTOTAL関数を入力する
②数式を表の一番下までコピー

●数式解説

SUBTOTAL関数の「集計方法」は、計算の種類を右記の「数字」で指定します。

今回は「データの個数」を集計して連番を設定したいので、集計方法は「3」＝COUNTA関数で計算します。

SUBTOTAL関数の簡単な解説動画

いかがでしたか？
三角ボタンのフィルターは、簡単・自在に欲しいデータが取り出せるので、データ分析をはじめとした様々なビジネスシーンで大活躍します。ぜひ、使いこなしてお仕事の武器にしてくださいね！

今回のExcelスキルの習熟度をチェックするためのシートをダウンロードしていただけます！（※感想など頂けると嬉しいです！）

今回のExcelスキル：フィルター

ダウンロードページはこちら

第四十四回　IF関数が進化！ネスト不要で複数条件もラクラク！

マス夫 — Wed, 09 Nov 2016 02:30:06 +0000

2016年2月、ついに最強のExcel関数が登場しました。その名も、IFS関数！！

IFS関数は、お仕事などで非常によく使うIF関数の進化系。
IFSという複数形の名前から予想されるとおり、複数条件の設定ができる関数です。

この関数の最大のメリットは、「IF関数のネスト」の面倒から解放されるという点！
ネスト…そう、数式にカッコが山ほどついてくるアレです。

IFS関数を使えば、なんとネストが不要！だから、次の2点で複数条件の設定が劇的にラクになります。

・カッコは１つで数式完結！
・条件式が超シンプル！

ネストの複雑さにイライラ、モヤモヤしていたあなたにピッタリの新関数ですよ。

※IF関数のネストについて詳しくは、下記の過去記事をご参照ください。
第五回　なんと業務効率格差21倍！！「IF関数」のネスト

さらばネスト！IFS関数は１つの関数、だから簡単ラクラク

例えばこんな複数条件を設定したい場合。

「90点以上ならA判定、80点以上ならB判定、70点以上ならC判定、70点未満なら追試、と表示」

これまでは、「IF関数のネスト」というちょっと高度な処理がネックになっていた方も多いと思います。
しかし、IFS関数を使えば驚くほど簡単！
その理由はズバリ、ネストをしなくても1つの関数で処理できるからです。

これで、複数条件の設定はもうラクラク！
では、もう少し実際のお仕事で使うような例を用いながら、IFS関数の設定の仕方を確認していきましょう。

IFS関数を使いこなすための２つのポイント

今度は、下記の例で複数条件を設定してみましょう。

IFS関数の数式は下記のとおりです。

数式を設定する際のポイントは２つあります。
１．論理式に入れる条件の順番に注意
２．「偽の場合」がないので、数式の最後にも条件と結果を入れる

では、冒頭の例を使って数式を設定しながら、２つのポイントについて詳しく説明します。

ポイント１：論理式に入れる条件の順番に注意
IFS関数の数式では、前の論理式で真となった条件が優先されます。そのため、条件を並べる順番には注意が必要です。

ポイント２：「偽の場合」がないので、数式の最後にも条件と結果を入れる
IF関数と違って、IFS関数には数式の引数に「偽の場合」がありません。
そのため、数式の最後にも「条件（論理式）」と「結果（真の場合）」を入れる必要があります。

●「それ以外の場合は○○」という条件を設定する方法

IFS関数では「偽の場合」の引数はありませんが、数式の最後に「それ以外の場合は○○」という条件を簡単に設定することができます。それが「True」という条件です。
例えば上記の複数条件の数式で、最後の条件をTrueに置きかえると…

これは「これ以前の条件にあてはまらない場合は、定価を返す」という条件になります。
いちいち条件の数式を入力する手間が省けるので、非常に便利です。

！注意！　Excel2016以前のバージョンで開くと、エラーが表示される

2016年11月現在、Excel2016の新関数を使ったファイルを、Excel2016より前のバージョンで開いた場合、新しい関数が入っているセルは数式が正しく表示されず、編集するとエラーが表示されます。
そのため、他社にファイルを渡す場合などは、注意が必要です。

IFS関数をご使用の際は、現時点ではご自身だけで新関数を使う場合や、Excel2016で統一された社内で使う場合のみに留めておかれることをおすすめします。

いかがでしたか？これまでもExcelに新しい関数が追加されることはありましたが、IFS関数のように普段のお仕事などで大活躍する関数はなかなかありませんでした。
この関数は知らないともったいない！ぜひ、使い倒してくださいね。

なお、IFS関数を含む６つの新関数は、Excel2016の中でも、Office365限定の機能となります。
新関数はOffice365のExcel2016だけでなく、Excel Onlineやモバイル用Officeにも対応していますので、この記事を読んで「Office365じゃないけど、IFS関数って超便利！」と思われた方は、ぜひ一度お試しください。

非常に便利な関数なので、今後の活躍しだいではすべてのExcelで使えるようになるかもしれませんね…と期待を込めつつ。

Office365や、IFS関数以外の新しい関数については、下記をご参照ください。
《その他の新関数》　マイクロソフト公式ブログより
《Office365》　1ヶ月の無料お試しもあります
年間契約は損？得？Officeの選び方まとめ②Office365 solo編

本当は怖いExcel（エクセル）の話 » Excel

Excelで簡単データ分析をするなら条件付き書式！初級編

条件付き書式の2大メリット

条件付き書式の設定方法と解除方法

応用編①：より細かく条件を設定する

応用編②：複数の条件を設定する

条件の編集と削除

仕事で使える！条件付き書式その他の活用例

条件付き書式の簡単な解説動画

数式が苦手でも簡単逆算！ Excelゴールシークは知らなきゃ損

1分でわかる「ゴールシークって何？」

実は超簡単！ゴールシークの使い方

ゴールシークは複雑な計算でこそ、真価を発揮する！

実践編 損益分岐点も、ゴールシークなら簡単！

ゴールシークの簡単な解説動画

おまけ：逆算したい項目が複数ある場合はソルバーを活用しましょう。

簡単にできる！「伝わる円グラフ」を作る極意３選!

極意１：「ctrl」キーで失敗しない範囲選択！

極意2：一目でわかる％表示！

ドーナツグラフ

極意３：強調したい部分は切り出す！

おまけ：より見やすいレイアウトに！

円グラフの簡単な解説動画

並べ替えできない失敗よサヨナラ！Excel並べ替え5つの極意

ウォーミングアップ：並べ替えはたったの３ステップ！

極意① エラーを出したくなければ、表はセル結合しない！

極意② 元の順番に戻すために、表には連番を振っておく！

極意③ 見出し行まで並べ替えされた！細かい設定はダイアログボックスで

極意④ 並べ替えをする表は、集計行を1行空けておく！

極意⑤ 確実に並べ替えるために、名前とフリガナはセットで作る！

PHONETIC関数の簡単な解説動画

簡単Excelマクロ入門！マクロボタンで作業を自動化：後編

超便利な「マクロボタン」って何？

マクロの実行が瞬間完了！マクロボタンの作り方

ステップ１．図形でボタンを作成

ステップ２．ボタンにマクロを登録

マクロボタンの簡単な解説動画

簡単Excelマクロ入門！マクロボタンで作業を自動化：前編

ここが便利！決まりきった操作はマクロで自動化！

マクロの基本的な使い方

ステップ１．マクロの記録をスタート

ステップ２．記録したい内容を操作

ステップ３．記録したマクロを実行

おまけ：気遣い抜群のマクロ技！マクロは「解除」とセットで作るべし！

マクロの簡単な解説動画

時短で毎日1時間早く帰れる?! Excel入力効率化ワザまとめ

１．連続データはドラッグだけですばやく入力！

２．「選ぶだけ」だから入力ミスが激減！リスト入力

３．検索して自動入力！覚えたい関数No.1のVLOOKUP関数

４．データのパターンを瞬間察知！魔法のようなフラッシュフィル

５．マウス操作のムダを省く！コピペは絶対ショートカット

新入社員必見！知らないと怒られるExcel暗黙のルール7選

ルール１．大事なファイルを消さないためにまず「名前を付けて保存」！

ルール２．Excelに慣れるまでは厳禁！数式の入ったセルは絶対に触らない！

ルール３．知らないと会社の信用問題！請求書などはPDFファイルで送信！

ルール４．ミスプリして怒られる前に必ず印刷プレビューを確認！

ルール５．かえって迷惑！表では安易なセル結合をしない！

ルール６．もう「仕事が遅い」とは言わせない！連続データは効率よく入力

ルール７．並べ替えで失敗しないコツ！表には連番を振る！

欲しい情報を瞬間抽出！業務で必須のフィルターを使いこなす

基本編 すべてはここから!▼ボタンの表示方法

基本編 業務で絶対使う！欲しい情報を「選んで」取り出す

応用編 便利な使いこなしテク！欲しい情報を「範囲で」絞り込む

応用編 賢く効率化！抽出データはコピペで活用

裏ワザ これであなたもデキる人！抽出データに自動で連番をつける

SUBTOTAL関数の簡単な解説動画

第四十四回 IF関数が進化！ネスト不要で複数条件もラクラク！

さらばネスト！IFS関数は１つの関数、だから簡単ラクラク

IFS関数を使いこなすための２つのポイント

実践編　損益分岐点も、ゴールシークなら簡単！

極意①　エラーを出したくなければ、表はセル結合しない！

極意②　元の順番に戻すために、表には連番を振っておく！

極意③　見出し行まで並べ替えされた！細かい設定はダイアログボックスで

極意④　並べ替えをする表は、集計行を1行空けておく！

極意⑤　確実に並べ替えるために、名前とフリガナはセットで作る！

基本編　すべてはここから!▼ボタンの表示方法

基本編　業務で絶対使う！欲しい情報を「選んで」取り出す

応用編　便利な使いこなしテク！欲しい情報を「範囲で」絞り込む

応用編　賢く効率化！抽出データはコピペで活用

裏ワザ　これであなたもデキる人！抽出データに自動で連番をつける

第四十四回　IF関数が進化！ネスト不要で複数条件もラクラク！