第十八回　「時間の無駄」を無くせ！ Excelファイル自動保存の極意。

マス夫 — Tue, 26 Feb 2013 02:27:03 +0000

いくら効率よくExcelを使いこなしていても「アイツ」は突然訪れます…

「Excelは応答していません」

こうなってから「あぁ！保存してなかった！どうしよう！」などと焦ってはいませんか？
他にも、「間違えて保存せずに閉じてしまった…」なんてことも…

そんな時「一からファイルを作り直し（または修正）」をいう究極の時間の無駄遣いをしていませんか？
そんなことをしていては、いくら効率よく関数やピボットテーブルなどが使えても意味がありません。

ファイルを作ったら即「名前を付けて保存」、ファイルを編集したら即「上書き保存」していれば焦ることもないのですが、人間わかっていてもなかなかできないもの…
それに、Excelが急に落ちたり、急な停電だって考えられるし…そんな時はどうすればいいの？？

そんな時はExcelに保存を任せましょう！
今回は「一からファイルを作り直す」などということが起きないようにする保存の設定をご紹介します。

自動回復用データの設定を確認する

そもそもExcelには上記のような場合に対応できるように「自動回復用」データというものを自動的に作成してくれる機能があります。
まずはこの機能が有効になっているかどうかを確認しましょう。

①≪ファイル≫タブをクリック

②「オプション」をクリック

③「保存」をクリック

・「次の間隔で自動保存用のデータを保存する」

・「保存しないで終了する場合～残す」

にチェックが入っているかを確認しましょう。

自動保存を行なう感覚は規定値では「１０分」となっています。
短い間隔で自動保存を行ないたい場合は数値を小さくしましょう。

自動保存されたファイルの確認方法

自動保存されたファイルは【1.一度も保存されていないファイル】と【2.一度保存したことがあるファイル】のどちらかによって確認方法が異なります。

1.一度も保存していないファイル

①≪ファイル≫タブをクリック

②「情報」をクリック

③「バージョンの管理」をクリック

④「保存されていないブックの回復」をクリック

⑤更新日時から、目的のファイルを選択し「開く」をクリック

⑥「名前を付けて保存」をクリックし、ファイルを保存

2.一度保存したことがあるファイル

①≪ファイル≫タブをクリック

②「情報」をクリック

③「バージョン」に表示されている自動保存されたファイルから目的のファイルをダブルクリック

④「元に戻す」をクリック

⑤「OK」をクリック

でもやっぱり基本は「名前を付けて保存」「上書き保存」

今回ご紹介した内容は「万が一に備えて」設定しておくと非常に助かる機能です。
が、やはり「ファイルを新しく作成したらすぐに名前を付けて保存」
「ファイルに編集を加えたら定期的に上書き保存」が基本です。

どちらも行なっておくとまさに鬼に金棒！
急な停電、急にExcelが落ちる、Excelの応答がない。

どんなときにも必要最小限の修正だけで済みます。

上司「頼んでた仕事まだ？」
私「いや、作成してたファイルが消えてしまって一から作り直してます。」
上司「・・・・・・・・・時間の無駄遣いだな。」

っとならない為にも、再度「こまめに保存」と今回ご紹介した内容の設定を忘れずに。

※今回はExcelの保存方法のご紹介につき、素材はございません。