第二十九回　デキる事務職に聞いた！仕事が超はかどるショートカット5選

マス夫 — Tue, 26 Aug 2014 02:32:53 +0000

事務職をしていると、とにかくよく扱うのが下記のようなExcelのデータ。
こうしたデータは、いかに速く！いかに正確に！処理するかが最重要ですよね。

処理速度UPの大きなポイントとなるのがショートカットキーです。

ショートカットをうまく使いこなして作業効率を上げないと、「いつまでも仕事が終わらなくて定時で帰れない…」なんてことになりかねないかも！？

そこで今日は、デキる事務職の方々に教えていただいた「マル秘テク」を大放出！！

数あるショートカットの中でも特に、「データ処理」の作業効率を劇的にアップさせる5つのショートカットをご紹介します！

１．便利なテーブル作成が一瞬で！

上記のようなデータを扱う際に必ず行なうのが、「『食器棚』のデータだけを抽出したい」
「金額の高い順に並び替えたい」などのデータ分析。

そんなときにとても便利なのが、抽出・並べ替えや集計といったデータ分析に特化した「テーブル機能」です。
しかしテーブル作成は、リボンのタブを切り替えたりするのが意外と面倒で…

テーブルを作成したい表内のセルで[Ctrl]+[T]キーを押すと、「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示されます。あとは「OK」ボタンを押すだけで、テーブル作成は終了！

２．超簡単！表全体を一発選択

表のフォントサイズを変更したい…など、表全体の指定を変えるとき表全体を選択するのに、グググ－ッとドラッグするのは超面倒ですよね。
特に表が大きいときは、指がつりそうになりませんか？

表全体を選択するショートカットはいくつかあるのですが、特にオススメなのがこれです！
理由は２つ…それは「簡単」かつ「賢い」から！

まず、2つのキーの位置がとても近いので、左手だけでチャチャッとキーが押せて簡単です。
また、通常[Ctrl]+[A]キーは「全て選択」を実行するのですが、表内で実行すると表全体のみを選択するという、一粒で二度おいしいショートカットなのです！

３．行列の選択もすばやく簡単に！

表の金額部分に、「3桁区切りのカンマ」をつけて見やすくしたい…

そんなときも大丈夫！！表内の行や列だけを一瞬で簡単に選択できるショートカットもありますよ！

４．必須テク！セル内で改行する

表の見出しに文字を追加したら、変なところで折り返してしまう…
そんなときに必須のテクニックが、「セル内改行」です。

このショートカットはもはや、「時間短縮」ではなく「知らないと困る」必須テクです。
他にも文章入りの表を作成するときなど、使う場面は非常に多いので、仕事で大活躍することは間違いありません！

５．データ修正は置換ですばやく！

「あ、取引先の社名が間違っていた…」
こんなとき、1つ1つ該当のデータを探して修正していると、時間もかかる上に修正忘れの可能性も大！

そこで活躍するのが「置換」機能です。
この機能は普段よく使うので、ショートカットでサクサク実行するのがいいでしょう。

似た機能の「検索」も、ショートカットが便利です。検索のショートカット…[Ctrl]+[F]キー

いかがでしたか？
この5つのショートカットを使いこなせば、大量のデータももう怖くありません！
驚きのスピードで処理することができるようになりますよ。

皆さんも是非このショートカットで仕事をパパパッと切り上げて、アフター5を楽しんでくださいね！