取引先のお客様から届いた注文書を見て、A子さんはつぶやきました。
「あ、また商品名間違ってる。品番も空欄だし。せっかく注文書作ったんだから、
ちゃんと記入してよね」

ちょっと待って下さい！注文書に不備が多いのは、あなたのせいです！！
もしかしたらその残念すぎる注文書のせいで、会社の売上を減らしてしまっているかも…

しかしご安心を！ちょっとしたポイントを押さえるだけで、残念な注文書が気遣い抜群の注文書に早変わり！取引先やお客様に負担をかけず、気持ちよく注文していただけますよ！


では早速、改善ポイントを１つずつ詳しく解説していきましょう。

ポイント①　リストをうまく使って入力ミスを防げ！

注文書の不備を減らす一番のポイントは、手入力の箇所を極力減らすこと。
「品名」のような、いかにもミスしそうな項目は、入力規則のリストを使って入力してもらいましょう。
該当の品名を「選ぶだけ」なので、入力ミスが格段に減ります！



入力規則のリストを設定する手順は、以下のとおりです。
「第七回 入力ミスよさらば！入力ミスを防ぐExcelシート作成のポイントまとめ」も併せてご参照ください。



これで「品名」の欄に入力規則のリストを設定することができました。
①で作成した品名の一覧を先方に見られたくない場合は、シートを非表示にしておきましょう。
（シート名の上で右クリック→「非表示」を選択）

ポイント②　VLOOKUPで自動入力！無駄な労力を払わせない

「品番をリストで入力する」というのが許されるのは、社内用のファイルのみ。
社外のお客様に、品名と突き合わせて品番を探してもらうのは、かなりの労力です。

こんなとき非常に便利なのがVLOOKUP関数。品名を入力すると、品番や単価が自動で入力されるんです！
入力規則のリストとVLOOKUP関数を組み合わせて、手入力が必要な項目を極力減らしましょう。





VLOOKUP関数を設定する手順は、以下のとおりです。



これで、品番と単価は自動入力されるようになりました。だいぶ親切な注文書になりましたね！
①の商品一覧表に変更が生じた場合は、変更した注文書を先方に再送するなどのフォローも忘れないようにしましょう。

なお、「VLOOKUP関数って、よくわからない…」という方もご安心ください！
次回の記事でVLOOKUP関数を大特集します。あのややこしい数式が、劇的にわかりやすくなりますよ！

ポイント③　コメントや塗りつぶしでスムーズな入力をサポート！

せっかく簡単に入力できる注文書を作っても、それが先方に伝わらなくては意味がありません。

・どうやって入力するか…「コメント」機能を使って、入力方法を伝えましょう。
・どこに入力するか…入力部分のセルを塗りつぶして、ひと目で入力箇所がわかるようにしましょう。

この2点がわかるようにしておくと、スムーズに入力できます！これで、さらに親切な注文書になりますよ。

おまけ：ここまでできたら注文殺到！？レベルMAXの注文書

以下の2点までできたらもう完璧です！余力があれば是非、試してみてくださいね。

１．シートの保護で数式を守る！
せっかくVLOOKUP関数を設定しても、先方がうっかり数式を消してしまったら台無しです。
入力箇所（上記で塗りつぶした部分）だけセルのロックを解除してシートの保護をしておけば、
数式が消されてしまう心配もないので安心ですよ！

シートの保護の設定方法は前回の記事で詳しくご紹介したので、そちらを是非ご参照ください。
「第三十二回悪夢よさらば！「シートの保護」で大事なセルも守れて安心！」









商品一覧表の品名をコピーして…　注文書に貼り付けてもOK！



「A子さんに直してもらった注文書、取引先の方から好評だよ」なんて言ってもらえたら、嬉しいですよね。気遣い抜群の注文書で、相手も自分もHAPPYになりましょう！

さて、次回は先ほども予告したとおり、VLOOKUP関数の全容に迫ります。どうぞお楽しみに！