第三回 「IF関数」の空白処理を知らないとExcelの便利さ半減!?

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無駄を省けるはずのExcelの便利な機能も、その活かし方を知らなければ、
逆に手間とリスクが増えてしまうという怖いお話です。
請求書や納品書を作成するとき、あらかじめ金額の欄に
「=単価×数量」という数式を入力しておくのが一般的です。
しかし、その式だけを入力していると、
単価や数量を入力していない列に「エラー値」が表示されてしまいます。
こうなると、いちいちエラー値を消す作業をしなければならないので、
無駄な作業が増えてしまいます。
Excel関数の大御所「IF関数」を使った空白処理を行なっておけば、
こんな問題は簡単に回避できます。

「IF関数」を使った空白処理をしていないと・・・

下の例のように、「金額」のセルに「単価×数量」の
結果を表示させるように数式を入力しただけのセルを
フィルコピーしておいた状態では、データが入力
されていない行の「金額」のセルにエラー値が
出てしまいます。
しかも、右図のようにプリントアウトした場合には
エラー値も一緒に印刷されてしまいます。
これでは、取引先に提出したりすることは
もちろんできません。
エラーが出ないようにするために、毎回データが
入力されている行にだけ数式をコピーしたり手間を
かけていては、何のためにExcelでフォーマットを用意しているかわかりません。

「IF関数」を使った空白処理をしておくと・・・

下の例のように、「金額」のセルにIF関数を使った空白処理の式を入力しておけば、
データが入力されていない行にエラー値が表示されてしまうことはなくなります。
これで、都度式を入力しなおしたり、削除する手間が省けます。

IF関数を使ってあらかじめ空白処理をしておこう!


★「IF関数」を使って空白処理を行う方法

IF関数の式の構成
=IF(論理式,真の場合,偽の場合)

【今回の場合】
論理式:数量のセルが空白
真の場合:空白を表示する
偽の場合:単価×金額を表示する
=IF(F14=”",”",E14*F14)

1)空白処理したい行(列)の先頭か末尾のセルに、IF関数を使って上記のような式を入力する
※フィルコピーで式を入力することを考慮しておきましょう。


2)必要なセル範囲に入力した式をコピーしておきます
※今回の例のようにシートに書式が設定されている場合にはスマートタグのメニューから「書式なしコピー」を選択しておきましょう。

これで「空白処理」の設定は完了です!(簡単でしょ?)


◆他の部分にもIF関数で空白処理をした式が入力されています。

今回のサンプルのような請求書などの場合「金額」だけではなく
「商品名」「単価」「小計」「消費税」「合計」のセルにも同様の空白処理を
した式が入力されています。詳細はサンプルファイルをご確認ください。


excelができる人に

今回のExcelスキルの習熟度をチェックするためのシートをダウンロードしていただけます!
(※感想など頂けると嬉しいです!)

※素材の使用方法等につきましては同封の解説をご参照ください。

今回のExcelスキル: IF関数を使用した空白処理



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  1. [...] IF関数を使った空白処理については 『「IF関数」の空白処理を知らないとExcelの便利さ半減!』をご確認ください。 [...]

  2. [...] ※IFは空白の場合のエラー値表示の処理のためのものです(詳しくは「第三回 「IF関数」の空白処理を 知らないとExcelの便利さ半減!?」)参照 [...]

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